dinero antes de empezar la obra.

Si tu empresa está construyendo, remodelando o abriendo espacios nuevos y el departamento que se encarga de estos proyecto parece normalmente un caos insostenible, hay algo que necesitas entender, la obra rara vez colapsa por causas externas o casualidad.

Normalmente ya venía mal planteada desde antes, aquí voy contarte por qué pasa eso y cómo se ve todo esto en la realidad.

Muchas empresas deciden crear un departamento de diseño y desarrollo de proyectos porque creen que los mayores problemas cuando hacen una nueva sede, aparecen durante la obra, incluso en algunos casos he escuchado a las personas del equipo proyectista del cliente asegurar que son los contratistas que no saben hacer el trabajo.

No niego la posibilidad del caso, pero la realidad es, que gran parte de las pérdidas nacen mucho antes y en su mayoría son completamente evitables y no tienen nada que ver con la capacidad de los contratistas, dado que no es su responsabilidad resolver los errores y problemas que entrega el cliente o los proyectistas.

Antes de comprar, contratar y empezar a demoler o construir. Si realmente quieres que sea beneficioso para tu negocio hay que solucionar estás alertas.

El problema real suele estar en la base.

Esto sucede mucho en esa oficina interna y complementaria de proyecto para una empresa que no es naturalmente parte de la insdustria A.E.C.

Pasan cosas como, falta claridad en los objetivos o las necesidades fundamentales, toma de decisiones por deseo o capricho, los levantamientos del espacio son deficientes, los documentos que se entregan al contratista no comunican toda la información o cuando los equipos  no comparten el mismo criterio.

Lo he visto en tantas obras que ya cansa,

Un lugar donde esto pasa demasiado es en el desarrollo de locales comerciales y más cuando son dentro centros comerciales, a veces parece que prácticamente todo sale mal y no porque la ejecución sea imposible, sino porque desde el proyecto están estas fallas graves, por priorizar entregar rápido en lugar de bien hecho.

En la mayoría de estos proyectos suele faltar el levantamiento real del espacio, lo que genera que nada de lo proyectado pueda coincidir bien con la realidad, en otros casos pasa también que hay decisiones sobre elementos importantes tomadas solo con el criterio de mínimo gasto para abaratar costos generales de obra lo que al final se traduce en mayores desperdicios, compras anticipadas para reponer el producto y situaciones graves y peligrosas como incendios por no cubrir los estándares mínimos de seguridad.

Cuando sucenden estas cosas, la obra se convierte en algo parecido a un incendio forestal y el equipo contratista termina apagando el fuego hasta el último día.

Convirtiendo todo en una emergencia permanente.

Entonces, para no darle más vueltas iniciemos ya a ver las cinco señales de alerta.

1° señal es cuando «El proyecto no coincide con la realidad»

Un ejemplo de esta fué todo lo que nos pasó en la obra de Lechería, fallas en las cantidades de concreto premezclado comprado por la oficina de la empresa para vaciar las losas del nuevo local, fallas graves en el diseño y desarrollo de toda la propuesta estructural de la ampliación y todos los elementos estructurales, fallas de tamaños y características incongruentes con todo el mobiliario prefabricado y comprado previamente al inicio del plan de esta obra sin levantamiento ni proyecto serio y completo.

Aún así, viendo todos estos problemas nosotros ya habíamos asumido el compromiso de ejecutar la obra y ya sea por empatía o por pendejos apoyamos al equipo proyectista a ir solucionando cada problema que aparecía y era diario mínimo 1 de estos que mencioné, con todo y ese apoyo constante, en cada momento que podían excusarse y culpar al contratista de los fallos lo hicieron, de hecho por eso fuimos la 3era contratista en llegar a esa obra porque los anteriores no lograron sostener, ni solucionar nada aún en las primeras etapas de demolición y preparación.

La realidad era que la presión de la empresa dueña de la tienda quien contrató a los proyectistas en su departamento interno y luego a los contratistas para ejecutar, insistía en hacer lo que deseaba y cambiar constantemente también elementos y detalles avanzados, lo que no dejaba trabajar a los profesionales eficientemente tampoco y para empeorar la situación tampoco escuchaba sugerencias para mejorar u optimizar.

La consecuencia de todo esto, al final una obra que podía tomar unos 3 a 4 meses de ejecución terminó tardando completamente con todo y los primeros contratistas practicamente 1 año, además la empresa terminó pagando más o menos 4 veces más de lo que costaba realmente el proyecto si se hace bien desde el inicio.

Por desorden, descuido y desconocimiento.

2° señal y uno de los Errores de Base fundamentales.

No poder entender que el problema no empieza cuando ya hay polvo, ruido y contratistas. En este punto sólo es visible todo lo que dejaron pasar, o barrieron bajo la alfombra.

Cuando los documentos no están completos y/o comunican con claridad, cada área o especialidad interpreta a su manera, esto fragmenta el proceso, genera incongruencias, errores o conflictos entre ellas y al final también encarece y retrasa todo. El proceso realmente inicia cuando se define qué se necesita, qué limitaciones tiene el lugar, qué riesgos existen y con esto ya puedes prever de inicio lo importante y lo que debe decidirse antes de comprar o ejecutar algo.

Un ejemplo en otra obra donde sucedieron estos fallos fué en Caracas. Basicamento todo lo que pasó inició y creció porque todo el proyecto se basó en los renders bonito que el cliente aprobó y ahí se quedó la información para desarrollar la obra. Esto resultó desde el día 1 en conflictos de información y la empresa empiezó a perder tiempo y dinero sin poder darse cuenta de lo que estaba pasando.

En esta obra no había nada más, los planos mediocres, los datos otra vez no coincidían y demás. Al llegar los clientes a supervisar el avance de su obra, es cuando formalmente empiezan los problemas porque los colores no estaban realmente claros y se perdió más o menos un 50% del presupuesto de pintura por cambios de color cuando la partida estaba avanzada.

Los elementos de publicidad igualmente sin branding creado, la paleta de colores de la marca no era consicitente y los elementos que debían tener las características de la marca no coincidían, como resultado, la obra perdió en 2022 unos 6mil USD por cambios al momento y tener un proyecto mediocre e incompleto.

3° señal Decisiones Baratas que al final salen caras

Cuando se toman decisiones solo para abaratar costos sin criterio, como reducir gastos en cualquier cosas normalmento es todo lo contrario de ahorrar, otra decisión cara y silenciosa es eligir personal inexperto o materiales poco adecuados sin criterio técnico, al final de todo el costo real aparece.

He visto a muchas empresas cometer este error, quieren bajar gastos contratando personal inexperto o comprando materiales y equipos muy baratos, generalmente a veces sí en el primer momento en apariencia se ahorra, como dicen por ahí, escoba nueva siempre barre bien. Pero, luego poco a poco se empiezan a percibir los problemas, especialmente en la obra, donde la dinámica y el proceso del trabajo exige cierta fluidez constante y estas decisiones iniciales terminan provocando retrabajo de actividades, atrasos por conflictos de información, materiales mal usados, problemas de seguridad, desgaste del equipo y al final de todo costos que no paran de crecer.

Esto pasa mucho, especialmente cuando la empresa quiere todo rápido y barato, claro por un lado lo entiendo quieres abrir el local para vender. Sin embargo, si la guía para el personal que ejecuta está incompleta ¿como avanzan rápido y como evitas perder dinero? Las empresas con equipo interno de diseño suele encargarse de la compra de los materiales y equipos, principalmente los de más alto valor para minimizar intermediarios.

Esto es válido cuando los profesionales que hacen los pedidos y compras saben bien lo que hacen, de resto sólo es pérdida de tiempo y dinero, he visto conflictos y pérdidas de contenedores de porcelanato porque compran de más o equipos de Aires Acondicionados incompatibles con la red eléctrica del centro comercial o casos más sencillos un piso click de pvc que se parte al montarlo porque es demasiado rígido y poco resistente para revestir todo el showroom de un local comercial.

Y todo esto a consecuencia de que eligieron lo barato o sin saber realmente lo que compraban o elegían.

4° señal Cada semana surge un “imprevisto nuevo”

Algo imprtante de comprender aquí es que en muchos casos no son imprevistos, por eso está entre comillas, realmente son consecuencias de los Errores de Base que nadie se ocupó de revisar al inicio, además generalmente aquí el problema no es solo técnico y también implica varias cosas de las que pocos hablan con franquesa.

Un proyecto real no es simplemente tener un plano y menos tener renders bonitos, eso es parte de un conjunto, son herramientas valiosas, para que el trabajo fluya de la mejor manera, especialmente si eres una empresa que maneja grandes marcas, o crea muchas tiendas o sedes, en estos casos incluso es fundamental tener todo.

Porque puedes verlo de esta forma, si es importante para el particular que crea en su casa, una sola obra y que tal vez no tiene necesariamente una fecha de inaguración por permisos y costos de personal o pedidos y imagina lo invaluable que es para una empresa tener claridad y fluides constante de qué se está haciendo, por qué se está haciendo, qué impacto tiene, qué riesgos existen, cuanto cuesta, cuanto tardará y cómo se conecta todo con la operación real.

Todas esas preguntas se pueden prever y responder con un equipo de profesionales que saben lo hacen y trabajen en balance para un objetivo, nuevas sedes con recursos optimizados.

Entonces antes de seguir quiero comentarte algo importante, aquí te dejo con detalle las señales principales que veo, sin embargo si eres más de ver videos o quieres complementar lo que te dejo por aquí te sugiero que pases por este video y escuches las señales desde una plataforma alternativa.

El proyecto se ve bonito, pero nadie tiene claridad operativa.

¿Realmente como se ve un proyecto sano? Cuando el proyecto está bien planteado desde la base y los elementos técnicos o de referencia como renders y planos bonitos se comprende que no son garantía de una obra saludable, porque lo importante para lograrlo es que el proyecto tenga coherencia, claridad y viabilidad.

Cuando esto se comprende, el equipo entiende mejor, el cliente decide con más seguridad, se compra con criterio, se construye con menos improvisación y el proceso deja de ser una cadena de urgencias. Claro algo importante de entender es que esto no significa que una obra no tendrá problemas, solo significa que no se convertirá en un desastre por errores evitables.

¿Qué hacer cuando ves alguna de estas en la empresa?

Primero que todo, para todo, un par de días o una semana dentendrán el problema y permite revisar y empezar a corregir. Lo que te aseguro se va a traducir en menos pérdidas de las que significarán si continúa todo tal como va.

Antes de seguir gastando, ve a revisar esto, qué está mal definido o incompleto, qué decisiones están siendo asumidas sin criterio real, evalúa también si el personal podría estar necesitando alguna formación técnica o algo particular para las necesidades de los espacios que se están creando.

Te sugiero empezar en las actividades o esa parte del proceso está generando más fricción y con el equipo revisen desde el punto en el que están cómo ordenar el proyecto para que deje de depender solucionar por urgencias y empiecen a construir claridad. Esto es un proceso y un cambio incluso de cultura que requiere tiempo.

Sin embargo, empezar pronto a mejorar siempre será la mejor opción aún cuando sabes que los resultados los vas a poder visualizar en números en un mediano plazo.

Yo trabajo justamente en ese punto.

Ayudo a empresas que construyen, remodelan o gestionan proyectos a detectar los errores de base, el desorden y la falta de criterio técnico que les hacen perder tiempo y dinero. Y esto también conecta con algo que enseño mucho a estudiantes avanzados y profesionales jóvenes, comunicar proyectos con claridad.

Porque un proyecto mal pensado y mal comunicado siempre se paga caro después.

Si tu empresa está entrando o ya trabaja en el mundo de obras y remodelaciones y sientes que todo se complica más de lo necesario,
probablemente te falta claridad en la base.

Y estás listo para empezar a trabajar en transformar esa situación, te dejo el formulario para que puedas aprender un poco más las herramientas para ir solucionando esta situación.

Te llegará un email diario con un tip, dato o experiencias que te guían en este proceso.

Y si ya te sientes listo y valoras el potencial del acompañamiento y la creación de procesos y cambios con el respaldo de la experiencia, empecemos entonces, toca aquí y llena estos datos para que revisemos tu caso y veamos si podemos trabajar juntos.